记录与档案管理制度-世界信用组织

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3.8记录与档案管理制度

一、建立记录与档案管理制度的目的和意义

1、为了对管理制度运行记录进行控制,确保记录的可追溯性;

2、为了证实管理制度的有效性和为审核提供证据;

3、为了保存用以解决争议的各类证据资料;

4、为了正确追究员工的失信违约责任。

二、建立记录与档案管理制度的要求与注意事项

1、应建立记录清单,方便检索;

2、记录格式应确保方便填写,可实现追溯;

3、记录应保存完好;

4、记录可以规定保存期,对于规定保存期的资料,如有可能,应在设计记录格式时明示保存期限。

5、应有过保存期记录的处理办法;

6、可在其它诚信制度文件体现记录的管理,明确记录清单,并尽可能明确格式。

三、记录与档案管理制度的参考样本

***股份有限公司记录与档案管理制度

第一章 总则

第一条为了规范管理,特制定本制度。

第二条记录与档案资料包括:

1、制度运行的各种记录;

2、合同等各类资料;

3、其它资料。

第二章 记录与档案交存与领阅

第三条各工作人员在工作中,应按规定做好记录。

第四条各部门的记录与档案资料应于每年终了20日内送交给信用管理部,由信用管理部统一保管。

第五条每一制度文件,都应明确与其有关的记录,并尽可能明确记录格式。

第六条记录可以规定保存期限,对于规定保存期限的资料,应在设计记录格式明示保存期限。

保存期限不得违反法律规定、ICE8000标准规定、董事会规定。

第七条记录与档案资料领取时,应经总经理批准,并按批准的时限交还。

第三章 记录的销毁

第八条过了保存期的记录资料经总经理批准可以销毁,销毁应有销毁清单。

第四章 责任追究与奖惩措施

第九条违反制度第*条的工作人员,将给予警告、通报批评的行政处分,性质与情节严重的,将记入违规人员的个人信用档案,或者进行公开投诉或公开曝光。

第十条违反本制度第*条的工作人员,将给予行政降级的行政处分,性质与情节严重的,将记入违规人员的个人信用档案,或者进行公开投诉或公开曝光。

第五章 本制度的记录

第十一条 本制度的记录主要有:《档案资料销毁清单》(略)。

第六章 附则

第十二条本制度自发布之日起实施。

第十三条 本制度由公司信用管理部负责解释。

上述内容摘自《打造诚信单位——ICE8000诚信管理》(方邦鉴著,可以免费使用,但请注明出处)